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Quality Management in der Kaffee Lieferkette

Für einen ausführlichen und praxisorientierten Überblick möchten wir euch das Thema Quality Management (kurz QM) oder auch Quality Assurance (kurz QA) im Fall von Kaffeeröstereien näher bringen.

Was genau ein QM ist, wie es implementiert wird und was die langfristigen Vorteile sind.

Das Quality Management unserer Kaffee Lieferkette ist die Grundlage für eine vertrauenswürdige Beziehung für Kunden, als auch Partner und Lieferanten. Wir empfehlen daher jedem Unternehmen, dass die Lieferkette stets kontrolliert, analysiert und optimiert wird.

Um möglichst die Schwachstellen in den Unternehmensprozessen ausfindig zu machen, wird demnach eine ständige Dokumentation geführt. Darüber hinaus werden diese Handlungen auch in den meisten (EU) Ländern vorausgesetzt.

Mit Hilfe von externen Prüfungsstellen kann die Aufgabe im Qualitätsmanagement dem Standard gehalten oder sogar deutlich aufgewertet werden.

Die Lebensmittelbranche ist nahezu abhängig von ständigen Kontrollen in der Hygiene, sowie der Sicherheit und Wartung der Gerätschaften und Räumlichkeiten. Wer hier tätig wird, muss in Deutschland bei einer amtlichen Hygieneschulung teilnehmen.

Die sogenannte “rote Karte” zertifiziert einen Mitarbeiter nach Infektionsschutzgesetz eine Arbeitszulassung. Ohne diese, darf er nicht mit Lebensmitteln im betrieblichen Rahmen arbeiten. Die Unterweisung dauert nicht länger als 2 Stunden und wird in den lokalen Gesundheitsämtern durchgeführt.

Wo Händewaschen und persönliche Hygiene noch als selbstverständlich angesehen wird, kann im täglichen Betrieb dies schnell zur Vergessenheit geraten. Wir notieren: Das menschliche Versagen ist der größte Störfaktor beim Qualitätsmanagement.

Als Außenstehender eventuell nicht ganz ersichtlich, aber es sind viele Faktoren, die summiert den gewünschten Food Standard negativ beeinflussen können.

Je mehr Kollegen, desto schwieriger

Mit Zeit kommt Wachstum und mit ihm auch neue Kollegen.

Klar haben alle die rote Karte, doch schnell kann und wird vernachlässigt werden. Der erste Stein muss dabei nur aus Unachtsamkeit ins Rollen gebracht werden.

Vor allem in Massenproduktionen, wenn der Alltag der Kollegen monoton gestaltet und routiniert wird. Da verliert man schnell die Konzentration – teilweise auch aus purer Langeweile.

Für Röstmeister sollte eine hygienisch einwandfreie,  vor allem aber geruchsneutrale Arbeitsumgebung gegeben sein. Frischer Kaffee tendiert nämlich fremde Gerüche schnell aufzunehmen.

Ein erweitertes Quality Management System muss her

Wir als Premium Marke haben unsere persönlichen Anforderungen für das Qualitätsmanagement hoch standardisiert. Das heißt, dass wir strikt nach dem empfohlenem System der Zertifizierungsstellen und darüber hinaus handeln.

Es ist eine Anforderung, die dem Specialty Kaffee gerecht wird. Dazu gehört folgende generelle Checkliste zur Sicherstellung des Standards:

  • Hygienestandard nach mindestens HACCP Standard, besser IFS
  • Schädlingsbekämpfung wie Mäuse, Ratten, Motten
  • Sicherheit z.B. pestizidfrei, frei von Schwermetallen
  • Inventar Management inklusive Inventur (Mindesthaltbarkeit, Chargenrückverfolgbarkeit, Fehlproduktion)
  • Stammdatenpflege
  • gesetzliche Konformitäten in Verpackung, (Zusatz-)Stoffen und Zulässigkeit
  • Dokumentation z.B. Putzplan, Kontrolllisten

Es sind viele Punkte, für die das Quality Management (kurz QM) verantwortlich ist. Im besten Fall stellt man dafür einen QM-Manager ein, der gewissenhaft diese Phasen der Lieferkette kontrolliert.

Das Positive am Qualitätsmanagement

Durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Quality Management und den Abteilungen kann mit Zuversicht gewährleistet werden, dass ein hochwertiges Produkt angeboten wird.

Zusätzlich dienen diese Maßnahmen der Sicherheit und Gesundheit der Kollegen und auch Konsumenten.

Für das Unternehmen bedeutet das eine solide Basis und Sicherheit im Handel. Es sind viele Stakeholder im Spiel, die diese Richtlinien erwarten. Vor allem im Großhandel sind hier die Sicherheiten ein wichtiges Thema.

Folgende Geschäftspartner können ein Quality Management voraussetzen:

Hier gilt, wer mehr vom Industriestandard befolgt, ist erfolgreicher bei der Partnerakquise.

Außerdem können somit auch die Bedürfnisse wie etwa BIO-Zertifizierung, Fair Trade oder einfach Lokalität der Endkonsumenten befriedigt werden.

Das Quality Mangement umsetzen

Zu Übersichtszwecken begrenzen wir dieses Thema auf unsere Kaffeebohnen. Wir gehen dabei von Anfang bis Ende der Lieferkette, die das Produkt positiv beeinflussen könnte.

Externe Hilfe einzubeziehen wird von uns empfohlen. Nur sie wissen, was der Status Quo im derzeitgen Markt ist. Außerdem besitzen sie die Kompetenzen um eine gesetzliche Konformität zu gewährleisten.

Dennoch kann man einfache Schritte für ein höheres Quality Management mit wenig Aufwand und Recherche einleiten. Hierzu brechen wir die einzelnen Phasen der Lieferkette vom Ursprung bis zur Anwendung durch den Konsumenten einmal auf:

AnbauAnbaugebiet, Sorte, Keine Pestizide, Bio
ErnteZeitliche Ernte,
Trocknung,
Abnahmemengen
ZwischenlagerungVerpacken und Lagern beim Bauern
LieferungSchiffe Wochen Luhftfeuchtigkeit
AnnahmeProduktqualität, Defekte, Menge
LagerungLichtschutz, Hygiene, kein Fremdgeruch, Sicherheit
RöstungBlend, Dauer, Defekte, Temperatur, Fremdkörper
VerpackungPapierverpackung, kein Aluminium
Lagerungtrocken, aromaversiegelt, lichtgeschützt
Lieferunggepolstert, trocken, zeitig, korrekt Menge, Sorte, Adresse
AnwendungPortafilter, French Press

Der Urpsrung des Kaffes kann zwar hochwertig sein, aber wie bei allen anderen (Luxus-) Produkten kann es durch die in der Lieferkette in Kontakt tretenden Mitwirkenden / Arbeiter und Materialien teilweise stark in Wert verlieren. Vorausgesetzt, dass das Quality Management System intakt ist, kann das Produkt natürlicherweise auch aufgewertet werden. Letzteres ist und soll der Standard sein.

Jeder kann mit einem kleinen QM Plan anfangen, um ein besseres Produkt an den Kunden zu liefern.

Unser QM Plan

Jetzt zum download und ausdrucken. Für die interne Dokumentation und einen höheren Qualitätsstandard. Gemacht für Großhändler / Hersteller.

Das Quality Management Framework

Der erste Schritt im Quality Management ist es zu wissen, welche Positionierung man als Marke, Produkt und Service einnehmen möchte. Soll das Endprodukt eine spezifische Gruppe ansprechen oder eher an die Allgemeinheit adressiert werden?

Allein die angesprochenen Kunden entscheiden dann für sich, ob das Produkt tatsächlich ihrer subjektiven Ansicht nach qualitativ ist. Was für Person A hochwertig erscheinen mag, kann bei Person B kompletter Gegenteil sein.

Lernt euren Kunden also mit Tests, Umfragen, Interviews und Beobachtungen besser kennen und übermittelt ihm das passende Level an Qualität.

Quality Managment Breakdown

Im folgenden geht es um eine Detailiierung der einzelnen Phasen der Kaffee Lieferkette, die in unserem Reeham Coffee Beispiel Anwendung findet. Wir erklären euch was das QM zu beachten hat und wie es mit den Ansprüchen der Marke übereinstimmt.

Die Lieferkette mitsamt dem Quality Management spiegeln den Wert unserer Rösterei wider:

Der Anbau

Schon bei der Auswahl der Rohbohnen müssen wir beachten, dass wir die passenden Kaffeefarmer finden. Unsere als auch die Ansprüche der Farmer müssen einem gehobenen Standard entsprechen. Wir achten demnach auf folgende Punkte:

  • Kein Einsatz von Pestiziden
  • Wenn möglich BIO Standard, ansonsten in Anlehnung
  • Geografische Rahmenbedingungen wie Boden und Klima
  • Sorte der Kaffeebohnen

Neben diesen Hard Facts schauen wir natürlich auch auf die Zuverlässigkeit, Persönlichkeit und Konformität der Farmer. Auch die Historie und gegebenenfalls Referenzen sind für einen Röstmeister von wichtiger Bedeutung.

Quality Management fängt beim Kaffeefarmer an

Quality Management fängt beim Kaffeefarmer an

Schaut auch zu, dass der Anbieter der Gewichtsklasse im Vergleich zu eurem Unternehmen zusammenpasst. Hier könnten die Anforderungen/Interessen beider Parteien aufeinander driften. Wie genau zu entscheiden ist, soll auf das vorher entworfene Quality Management inklusive der Positionierung basieren.

In der Regel unterstützen sich kleinere Anbieter gegenseitig.

Die Ernte

Zur Ernte können wir nur wenig Einfluss nehmen…wünschen aber, dass dies zeitlich in Übereinstimmung mit dem entwickelten Aroma der Kaffeebohne stattfindet. Das Vertrauen zum gewählten Partner muss vorhanden sein.

Für manche Großabnehmer kann die Plantage hier eigens angelegte Privatfelder anbieten und nach den Anforderungen den Anbau sowie die Ernte durchführen. Letztendlich führt dies meistens zu erhöhtem Produktionsvolumen mit Einstrichen in der Qualität.

Beim Import der gefüllten Kaffeesäcke sieht man hierzu neben vielen Defekten der Rohbohne auch viele Fremdkörper wie zum Beispiel Steine. Hier spielt wiederum die Positionierung eine Rolle. In diesem Fall ist Reeham diese Qualitätsstufe keine Option.

Die erste Zwischenlagerung

Wie auch anderen Lebensmittel gehört Kaffee zu den Naturprodukten, die mit der Zeit an Aroma, Form, Geschmack und Farbe verlieren. Je nach Lagerhaltung kann man diesen Prozess teilweise entgegen wirken.

Kaffee Zwischenlagerung

Kaffee Zwischenlagerung

Wie auch anderen Lebensmittel gehört Kaffee zu den Naturprodukten, die mit der Zeit an Aroma, Form, Geschmack und Farbe verlieren. Je nach Lagerhaltung kann man diesen Prozess teilweise entgegen wirken.

In dieser Phase der Zwischenlagerung jedoch ist es besser, je früher die frischen Rohbohnen die Plantage verlassen und direkt an die nächsten Kunden geliefert wird. Hier kann das Quality Management nur indirekt Einfluss nehmen. Zwar kann man dies im Vertrag eine Klauseln einbringen, aber meistens überlässt man sein Vertrauen dem Partner.

Der Farmer sollte sich nicht hier zu viel Zeit lassen seine Ware rauszuschicken.

Der Kaffee Import

Ab diesem Punkt, fängt die Arbeit des Quality Managements richtig an.

Angenommen, dass die Plantage ihre Ware zeitig beim Versanddienstleister einschickt, können wir mit einer regulären Lieferzeit von einigen Wochen rechnen.

Die Lieferung sollte Standardmäßig die Rohbohnen in 25kg /50kg Säcken aus Jute beinhalten. Für die Logistikabteilung ist nur gut zu wissen, dass in den meisten Fällen die Säcke auf (EUR) Paletten landen.

Die Farmer haben dafür zu sorgen, dass die Säcke keine starken äußeren Einflüsse in den Inhalt gelangen. Erscheinungen wie Schimmel und allgemeiner Bruch können manchmal zum kompletten Verlust der Ware nach sich tragen.

Die zweite Zwischenlagerung

Direkt bei der Annahme ist dafür zu sorgen, dass die Bohnen direkt in die entsprechenden Lagerräume gebracht werden. Sie sollten unter anderem für den Kaffee spezifischen Bedingungen…

  • lichtgeschützt
  • geruchsneutral
  • trocken
  • gekühlt
  • hygienisch rein

…sein.

In einem Groß- und Außenhandelsaspekt sowie in allen allgemeinen Fernabsatzgeschäften wird allzu oft die sehr wichtige tragende Rolle der Logistikabteilung unterschätzt. Macht diesen Fehler auf keinen Fall!

Sie sind der letzte Schritt, bevor die Ware zum Kunden landet. Wenn hier ein Fehler entsteht, war die Arbeit von Sales, Marketing alles umsonst.

Das Kaffeerösten

Im Fall von Specialty Kaffee wird ein schonender Röstprozess mit der richtigen Kaffeekomposition eingesetzt.

Das Verpacken

Nicht nur der Kaffee allein soll einwandfrei sein. Auch die Verpackung, in der die Bohnen verpackt werden. Geruchs- sowie geschmacksneutrale Standbeutel eignen sich hier zu am besten und bewahren das Aroma der frisch gerösteten Bohnen.

Als Material dient hier aluminiumfreies Kraftpapier mit Luftventil.

Für das Kundenerlebnis und den ersten qualitativen Eindruck sollte noch ein ansprechendes Beuteldesign gestaltet werden. Wir sind zugegeben halt oberflächlich in diesem Sinne.

Die Lagerung

Sind die verpackten Bohnen erstmal verkaufsfertig, werden sie in den gleichen Bedingungen, wie bereits oben genannt, gelagert.

Die Anwendung

Wie man Ende getrunken wird, ist jedem selbst überlassen. Lediglich bei der Auswahl für jede Zubereitungsmethode wie etwa Vollautomat, Siebträger, French Press, etc. können wir eine Empfehlung aussprechen.

Mit Ratgebern, Tipps und Tricks können wir den Anwender dazu verleiten Alternativen zu probieren, die den optimalen Geschmack und Aroma einer Kaffeebohne extrahieren können.

Letztendlich trink jeder seinen Kaffee wie er will. Im Büro, unterwegs, mit Freunden und Familie. Mit einem Quality Management bieten wir unseren Kunden eine solide Qualitätsbasis, auf der sie aufbauen können.

Eine Routine aufbauen

Jede Aktion sollte einem bestehenden Muster folgen. Dieses Muster kann mit der Zeit angepasst werden. Die Routine dazu ist ein wichtiger Aspekt. 

Passend dazu soll ebenfalls zu diesem Muster stets eine Dokumentation stattfinden, um eine Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Diese ist bei Fehlproduktionen immens wichtiger, um noch größeren Schaden gegebenfalls zu präventieren oder zu vermindern.

Außerdem ist dies auch eine Frage der Produkthaftpflichtversicherung.

Zusätzlich muss das Personal in der Kommunikation von Information versiert sein, Dinge zu erkennen und zu unterscheiden.

Mit einem ausgereiftem Qualitätsmanagement erhält man zwar die fachlichen Rahmenbedingungen, jedoch nutzen die keinem, wenn diese nicht ansprechend und deutlich an Mitarbeiter weitergegeben werden.

Bevor also ein Quality Management System eingeführt wird, muss zuvor an den kollegialen Umgang gearbeitet werden.

Die richtigen Fragen dabei zu stellen ist das wichtigste. Quality Management wächst und ändert sich mit der Zeit, weil die Produkte oder das Portfolio seinen Positionierung geändert hat, oder weil man es einfach so möchte.

Trotz der Implementation von digitalen Tools, Maschinen und agilen Prozessen, kann in einigen Fälle nicht die höchste Qualität gewährleistet werden. Denn der Mensch ist keine Maschine und ist nicht immer fehlerfrei.

Vielleicht fehlt es an die richtige Dosis Kaffee oder der Kollege hat wieder mal viel zu wenig Schlaf. Fakt ist, dass es Tage geben wird, wo das Menschliche wieder mal versagt.

Für unseren Kaffee beauftragen wir unseren QM-Manager, der das Personal motiviert dem QM Regelbuch zu folgen. Zusätzlich führt er stichprobenartige Tests durch und hält Korrespondenz mit Lieferanten ab.

Unser QUality Management Fazit

Auch wir mussten uns mit den ganzen Dokumentationen rund um das Thema Quality Management, Hygiene, Sicherheit und Gesetz auseinander setzen. Eine interne Rechtsabteilung, bzw ein Händchen für gute Recherche ist dabei immer eine große Hilfe.

Für das Qualitätsmanagement ist dies zwar nicht dringend notwendig, jedoch dient das dem allgemeinen Wissen Rund um das B2B Geschäft. Wie bereits beschrieben ist dieses Know-How stark fördernd beim Aufbau von Beziehungen und Partnerschaften.

Voreingenommen ist man immer, aber je mehr man darüber berichten kann und nach außen kommuniziert, desto größer und schneller ist der Vertrauensaufbau.

Auch wir bei Reeham möchten euch im B2B Feld behilflich sein und so viel wie möglich unser Wissen, unsere Erfahrungen, aber am meisten hilfreiche Tipps weitergeben 🙂

Dies macht den Markt nur noch attraktiver und kreativer.

Also bis dann!

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