Kaffee Großhandel Guide (B2B) für Abnehmer

In eigener Sache, möchten wir heute euch den Einstieg in den Kaffee Großhandel näher erläutern und zeigen, wie ihr am besten eine Partnerschaft unter anderem mit Reeham Coffee gestalten könnt.

Zum direkten Großhandels Service geht es hier lang.

Interessant für Abnehmer aus dem Einzelhandel, Gastronomie, aber auch Großhandel. Wir gehen dabei auf folgende Fragen, die sich bei der Zusammenarbeit stellen können, ein:

  • Welche eurer Ziele können wir als Rösterei begünstigen?
  • Welche Qualitätsmerkmale weisen wir als Kaffeerösterei auf?
  • Was können unsere Partner für eine effektivere Zusammenarbeit erwarten?
  • Wie sieht der Alltag im Großhandel aus?
  • Wie hoch ist die MOQ (Minimum Order Quantity – Mindestbestellmenge) und wozu soll diese gut sein?
  • Wer hilft uns bei offenen Fragen?
  • Und wie kann man uns am besten fragen?

In diesem 6000 Wörter Guide findet ihr Antworten zu euren Fragen aus Sicht eines potenziellen Reeham Großkunden und werdet in Zukunft schneller wissen, ob man den richtigen Partner gefunden hat.

Seid ihr noch in der Planungsphase und möchtet in Zukunft für euer Unternehmen Kaffee einkaufen, so ist dieser Beitrag für euch zugeschnitten.

Kleine und mittelständige Unternehmen besitzen in ihren jungen Jahren in der Regel noch wenig Kaufkraft und Expertise. Sie suchen nach Alternativen auf dem Markt und finden sich meistens im Bereich des Weiterverkaufs wieder. 

Ein eigenes Produkt auf den Markt zu stellen ist das ultimative Ziel, jedoch hat nicht jeder die Expertise oder die Kaufkraft für die Gerätschaften. Schnell findet sich die Suche nach Private Labeling Herstellern oder allgemein Großhändlern aus dem fernen Osten, die das gewünschte Produkt mit eigener Marke herstellen können.

Man kann sein Produkt mit dem Hersteller begrenzt oder je nach Budget ganz individuell produzieren lassen. Oder man kauft sich die Rohware ein und verarbeitet es in der eigenen Fabrik eigenhändig weiter.

Der Großhandel hat viele Facetten und der attraktivste Teil für kleine Unternehmen hierbei, ist die Art des Dropshippings.

In diesem Fall besteht ein Bündnis zwischen (Klein)Händler und Hersteller/Großhändler. Ersteres benötigt kein Lager, sondern nur eine Verbindung zum Zweiteren. Wann immer eine Bestellung vom Endkunden, leitet der Verkäufer die Bestellung an den Hersteller weiter und lässt den Versand einläuten.

Einfach mal machen, oder?

Die anfängliche Einstiegshürde ist nicht unbedingt das Produkt oder die Umsetzung der Idee, sondern vielmehr wie man mit seinen Partner auf Augenhöhe kommuniziert. 

Heißt: Die Welt des Großhandels und die der Kaufleute kennen. Sie sprechen fast schon ihre eigene Sprache und erwarten gegenseitiges Know-How. Dazu gehören unter anderem:

  • Fachbegriffe und Akronyme
  • Dokumente und ihre typischen Formate wie zum Beispiel ein Produkt Stammdatenblatt
  • Vertrauens- und Qualitätssicherungen wie Hygiene und Versicherungen
  • ganz viel Excel und kaufmännisches Kalkül
  • Know-How zu (internationalen) Handelsgesetzen

Aber auch auf die Referenzen wird geschaut und heutzutage auch der Social Proof. Social Media und die damit verbundene öffentliche Präsenz spielen auch eine Rolle. Schließlich will man ja einen Ruf mit dem Partner festigen.

Was das Ganze bringt? Unter anderem mehr Sicherheit und Vertrauen bei der Vertragsgestaltung und der Zusammenarbeit.

Wer sich nicht sicher ist, kann bei potentiellen Partner sich helfen lassen. Schließlich bringen Großhandelsbeziehungen langfristig beiden Vorteile. Der Servicegedanke im Großhandel nimmt immer mehr an Form an und wird sich bereits heute als Entscheidungsträger gezählt.

Natürlich kann man einfach mal die Produzenten und Großhändler kontaktieren, Abnahmemengen vereinbaren und liefern lassen. Im täglichen Geschäft jedoch wird man schnell merken, dass man den Zahlen lieber Hand und Fuß gibt.

Startet nachhaltig

Für jede Sache gibt es immer das erste Mal. Also warum dann nicht nachhaltig und somit solide wachsen? Unser Tipp: Startet beim Aufbau einer Großhandelsbeziehung mit den essenziellen Dingen:

Wer nachhaltig startet, der ist auf sicheren Seite. Diejenigen, die den Schritt in den Großhandel wagen, sollten klein anfangen. Ihr solltet euch vor allem rechtlichen Rat suchen, welcher kompetent mit den Handelsgesetzen umgehen kann und im Ernstfall euch vertreten kann.

Es geht hier um Markenrechte, Abmachungen, Fristen und auch Schäden.

Diesen Kopfschmerzmix sollte man sich bewusst machen. Zwar gilt die allgemeine Vertragsfreiheit, aber zwischen erstgemeinten Partnerschaften wird schon aus reiner Zusammenarbeit auch Obacht auf die andere Partei gegeben.

Auch wir haben klein angefangen und mit der Zeit durch viele Phasen mehr an Boden gewonnen. Lasst euch also nicht so schnell unterkriegen.

Je mehr Spieler im Spiel drin sind, desto abwechslungsreicher wird es.

Los geht’s😁

Welche Ziele sollen mit dem Großhändler erreicht werden?

Kommen wir zurück zum Kaffee. Für dich und das Kernteam sollten vordefinierte Ziele bei der Suche nach einem Großhandelspartner eine motivierende und Richtungsgebende Rolle spielen. Sie dienen dazu strategische Entscheidungen treffen zu können.

Aber auch schon bei der Definition sollte klar und deutlich erwähnt werden, was die genauen Ziele sind und wie das Endergebnis aussehen sollte. Der Wechsel vom Ist- zum Sollzustand könnte wie folgt aussehen:

  • Erweiterung des Produktportfolios – ihr habt einen Anstieg für Kaffee X in eurer Analyse entdeckt und wollt mehr darin investieren
  • Qualitätssteigerung – ihr wollt eure Produkte effizienter und besser designen oder die Haltbarkeit erhöhen
  • Trendverfolgung – ihr wollt beim CBD Kaffeetrend mitmischen und auch was vom Kuchen abhaben
  • Keine Anschaffungskosten durch Geräte und Maschinerie – ihr wollt Kaffee rösten lassen und nicht mehr selbst produzieren
  • Fachkompetenz Akquise – ihr habt die Vision, aber sie ist noch nicht ganz greifbar und braucht fachliche Beratung
  • etc.

Im besten Fall brecht man ein Hauptziel in kleinere Teilziele runter und macht diese handlungsorientierter und tragbarer. Das wichtigste dabei ist es schnell zu starten und nicht zu viel bis ins kleinste Detail zu planen. Daher das vorige Runterbrechen!

Dies macht es nicht nur euch, sondern auch dem serviceorientiertem Großhändler oder in unserem Fall der Rösterei einfacher.

Die Vorteile?

Aus euren Zielen, solltet ihr natürlich auch einen Mehrwert schöpfen. Ein finanzieller Bonus ist natürlich gewünscht. Weitere Vorteile könnten unter anderem sein:

  • schneller Einstieg in den Kaffeemarkt
  • starker Partner
  • mehr Konzentration auf den Vertrieb
  • hohe Zeitersparnis
  • bessere Effizienz
  • etc.

Kleinabnehmer möchten klein bestellen. Diese Möglichkeit einer geringen Initialmenge sollte gegeben werden. Schließlich basiert dies auf eine Vertrauensbasis. Keiner möchte einem Fremden viel Geld in die Tasche stecken.

Das Wachstum steigt bei beiden Partnern mit der Zeit exponentiell an und schon kommt man auf mehrere tausend Stück pro Bestellung. Natürlich ist die Voraussetzung hier die gemeinsame Beziehungspflege, Networking und Empfehlungsaussprechung.

Welche Qualitätsmerkmale weisen wir als Kaffeerösterei auf? – Eure Anforderungen

Habt ihr eure Ziele definiert, so kommt der Kaffee Großhändler im nächsten Schritt ins Spiel. Dieser soll möglichst eure “Probleme”, also eure Ziele mit seinem Produkt erreichen. Das Produkt kann dabei der Kaffee, aber auch jegliches Zubehör sein. Dazu baut man sich als Interessent ein Anforderungsprofil auf, das man ebenfalls in kleine Teile runterbrechen kann.

Unseren Kunden empfehlen wir folgende Orientierung:

  • Must-Haves – obligatorische Dinge, die ihr unbedingt haben müsst
  • Should-Haves – wichtige Dinge, aber nicht ganz oben auf der Priotitätenliste
  • Would-Haves – optionale Features, die dem Ganzen einen Touch geben würden
  • Won’t-Haves – obsolete Dinge, die auf keinen Fall in Frage kommen

Im Folgenden dazu haben wir 2 Fallbeispiele im Rahmen der Kaffeerösterei aufgestellt:

Nehmen wir also an, Fall 1 entspricht dem Praxisbeispiel. Ihr möchtet also Premium Kaffee verkaufen und habt dafür der Rösterei über eure Absichten (Ziele) und (Qualitäts-) Anforderungen unterrichtet.

Im ersten Gespräch kommen daher eure Bedingungen zu Wort. Im weiteren Verlauf ergänzen wir als  Hersteller / Großhandel aus unserem Fachwissen weitere qualitätssichernde Maßnahmen dazu. Dies könnten unter anderem bestimmte Liefer- und Lagerbedingungen sein, sowie:

  • Positionierung als Marke
  • Qualitätsmanagement in der Lieferkette
  • Gesetzeskonformität 
  • Informationsmaterial
  • Transparenz zum Beispiel über Mitarbeiterzahl und Preise
  • Netzwerk / Partner / Vereine – Auftritt auf relevanten Messen, etc.
  • Schnittstellen und verkürzte Vertriebswege durch etwa B2B Online Shop
  • Kundenservice für euch
  • Historie

Die Vorteile?

Im heutigen Großhandel ist der zusätzliche Service immer wichtiger. Es wird nicht mehr einfach nur die Ware geliefert. Nein, der Großhandel kann auch bei der Beratung behilflich und gegebenenfalls aus Analyse der Bestelldaten neue Trends ausfindig und mit dem Abnehmer teilen.

Allgemein profitiert ihr dann mit:

  • weniger Kopfschmerzen
  • mehr Vertrauen
  • Verlass
  • und gemeinsamen Wachstum.

Eine Win-Win-Situation, welche im generellen Großhandelsvertrag immer festgehalten werden soll. Je enger die Zusammenarbeit, desto schneller auch die Abwicklung. Außerdem öffnen sich somit auch neue Projekte und somit neue Unternehmensbereiche, vor allem zu verdanken durch den Digitalisierungsfortschritt.

Hier nimmt generell der Großhandel den Trend auf und passt sich den immer wechselnden Marktanforderungen an.

Wie gestaltet man eine effektive Zusammenarbeit? (Interne Prozesse)

Zunächst sollte man sich als Abnehmer selber bewusst machen, wie es in der Infrastruktur des eigenen Unternehmens steht. Dazu gehört auch eine gewisse Fach- und Kommunikationskompetenz.

Natürlich versuchen auch wir als auch andere Kaffeeröstereien, möglichst alles einfach zu erklären und wie bereits weiter oben erklärt, würde es auch uns leichter machen, wenn die kaufmännische Kompetenz vorhanden ist.

Nichtsdestotrotz steht der Servicegedanke an erster Stelle. Eine reibungslose Kommunikation ist dabei ein guter Anfang, ebenso zugewiesene Kontakte und Ansprechpartner. Trotz des Geschäftshintergrund können wir es immer wieder betonen: Menschen kaufen immer noch von Menschen.

Das ist das eine.

Das andere sind folgende Infrastrukturen, Tools und Prozesse, die die Kommunikation erleichtern und und somit die Zusammenarbeit effizienter gestalten können:

  • Kundenportale
  • CRM / Kontaktmanagement
  • Kommunikationskanäle
  • Warenwirtschaft / Inventarmangement
  • Datenanalyse
  • und erste softwaretechnische Automationen

Den Großteil dieser Liste wird vom Großhandel / Hersteller übernommen und dem Abnehmer zur Verfügung gestellt. Unter Umständen sind Schnittstellen vorhanden, welche nochmals die Infrastruktur der Abnehmer ergänzen, anstelle komplett neu aufzubauen.

Die Vorteile?

Das Thema Großhandel ist für flexible Neueinsteiger / Start-Ups eine lehrreiche Erfahrung. Vor allem im Wandel der Digitalisierung können so Prozesse und Routineaufgaben effizient gestaltet und in die Unternehmenskultur implementiert werden.

Im wirtschaftlichen Kontext drückt es sich mit folgenden Vorteilen aus:

  • enorme Zeitersparnis
  • gutes Timing
  • lückenlose Warenwirtschaft / Lieferkette
  • Übersicht
  • Trendanalyse
  • Adaption
  • (menschliche) Fehlervermeidung

Wie sieht der Alltag im Großhandel aus? (Workflows)

Jeder Anbieter hat seinen eigenen Workflow, manche sind bei der Digitalisierung fortschrittlicher und haben Zugriff auf automatisierte Prozesse. Hat man jedoch die o.g. Strukturen aufgebaut, steht der reibungslosen Bearbeitung kaum mehr was im Weg.

Fehlt nur noch die Nachfrage und das Angebot. Für Abnehmer erkennbare Schritte wären dann (vereinfacht):

  • Eingangsanfrage seitens Abnehmer
  • Bearbeitung und Abstimmungen durch Großhändler
  • Angebotserstellung und Verhandlungen
  • Vertragsannahme
  • Herstellung
  • Lieferung

Spätestens nach den ersten Bestellungen verkürzen sich die Arbeitsschritte auf die letzten Phasen. Aus der Bestellhistorie, dem Kundenprofil und auch dem Vertrag sind diese abzuleiten.

In Kombination mit einem Warenwirtschaftssystem kann der Großhändler zudem erkennen, wie oft oder in welchen Intervallen der Abnehmer Ware bezieht. Das System kann dann schon für die Zukunft, die Nachfrage errechnen und somit den Hersteller benachrichtigen, wann die nächste Bestellung fällig wäre.

Der Großhandel von morgen ist serviceorientiert

Die Industrie 4.0 ist dank der Digitalisierung für Arbeiter benutzerfreundlicher und verständlicher. Sie hilft den Wareneinsatz datengestützt zu planen und ermöglicht es dem Großhandel einen besseren Service für seine Abnehmer zu leisten.

Für Interessenten heißt es, gleichzeitig mehr Gemütlichkeit bei der Kommunikation rund um Verträge, Konditionen und anderen relevanten Informationen im Großhandel.

Im günstigsten Fall bietet der Großhandel einen eigenen B2B Online Shop an, wo bereits die Preise täglich automatisiert aktualisiert werden.

Die Mindestbestellmenge und warum sie da ist

Da als Konsumgüter-Hersteller das Volumen als entscheidender Erfolgsfaktor zählt, werden die Produkte in Bulk, also in großen Gebinden verkauft. Natürlicherweise ist dann der Endpreis pro Einzelstück je nach Abnahmemenge gering.

Die Minimum Order Quantity hilft dem Hersteller / Großhändler dabei, dass der Cashflow zumindest die laufenden Betriebskosten abdeckt. Durch die hohe Stückzahl pro Gebinde, sichert der Händler in den meisten Fällen auch eine gesunde Marge. Zusätzlich fallen in Relation auch weniger Lieferkosten an.

Für einige Abnehmer könnte die MOQ zu hoch angesetzt werden. Die finanzielle Flexibilität sei meistens nicht gegeben. Jedoch haben kleine Manufakturen genau diesen Vorteil und können auch bei kleinen Abnahmemengen ein attraktives Angebot bieten.

B2B Online Shop

Als Lösung wäre eine Implementierung des zuvor genannten B2B Großhandels Online Shop sein, wo bereits festgelegte Preise für kleine Mengen angeben werden.

Zwar könnte der initiale Stückpreis höher sein, dennoch attraktiv genug um mal zu testen.

Sobald der Abnehmer an einer größeren Menge interessiert ist, so könnte man den Schritt zur formellen Partnerschaft vertraglich festhalten.

Bei Fragen einfach den Großhandel fragen

Wo früher noch der Außendienst der erste Ansprechpartner für Abnehmer war, sollte heutzutage die Webseite des Großhändlers alle wichtigen Information in Form von Blogbeiträgen, E-Papern, Wissensdatenbanken und FAQs haben.

Auch die Verlinkung zu aktiv gepflegten Social Media Kanälen bringen dem Händler Pluspunkte.

Dennoch sollte eine standardisierte Kontaktmöglichkeit wie Telefon und E-Mail vorhanden sein. Ungeschickterweise sind diese Kanäle bei den meisten Unternehmen noch immer nicht komplett optimiert.

Das heißt, dass diese nicht mit modernen Systemen wie etwa einem CRM (Customer Relationship Management – Tool zur Kundenpflege) angebunden werden.

Eine Online Präsenz mit allen nötigen Informationen kann für den modernen Großhandel den entscheidenden Vorsprung verpassen. Je mehr Informationen und Transparenz 24/7 verfügbar sind, desto schneller gewinnt man das Vertrauen der Kunden.

Die Vorteile?

  • Vertrauen
  • schneller Service bei Fragen
  • Wiedererkennbarkeit durch Historie
  • Beziehungspflege

Testlauf gefällig? Werdet unser Abnehmer

Wenn ihr euch trotz diesem umfassenden Guide unsicher fühlt, lernt uns doch vorerst kennen und sichert euch einen einfachen Einstieg in den Kaffee Großhandel. Wir bieten eine Mindestabnahme ab bereits 5kg an.

Vorzugsweise bieten wir geröstete ganze Bohnen an. Solltet ihr gemahlene Bohnen wünschen, empfehlen wir den raschen Verbrauch, da die Qualität in der Form leiden kann.

Nach dem Testlauf stehen dann natürlich auch die üblichen Abnahmemengen nach eurem Bedarf zur Verfügung.

Der erste Erfolg

Wenn unser Kaffee bei euren Kunden erste Resonanzen erzeugen, kann dem weiteren Erfolg und Zusammenarbeit gerne mehr gewidmet werden.

Als moderne Kaffeerösterei benutzen auch wir die digitalen Tools um relevante Daten zu sammeln, und daraus neue Trends zu erkennen. Ebenfalls kann man aus ihnen ein ganzes Forecast ziehen und somit eine bessere Planung in der Lieferkette aufstellen.

Bei Schwierigkeiten nicht verzagen

Die ersten Vorbereitungen, Behördengänge und das ständige hin und her nehmen viel Zeit und Energie weg. Es ist die Phase in der die anfangs hohe Euphorie schnell schwinden kann. Eine kleine Depression. Hier trennt sich aber die Spreu vom Weizen. 

Als erfahrenes Unternehmen gibt es immer Auf-und-Abs. Diesen müsste man aber auch mit einem geplanten Management entgegenwirken können. Wer unvorbereitet auf diese Schwankungen stößt, kann seine Gelassenheit schnell verlieren und Folgeschäden verursachen.

Auch in diesem Fall können wir es immer wieder betonen: Die Digitalisierung kann hier viele (Routine) Arbeiten übernehmen und eine Entlastung des Teams begünstigen. 

Einen kühlen Kopf im Business = Win.

Auch wir waren Anfänger

Mit fehlender Kompetenz im Vertrieb und der Digitalisierung war es auch für uns zunächst ein steiniger Start. Mit Zeit kommt mehr Erfahrung und mit ihr neue Möglichkeiten.

Umso mehr können wir uns in die Situation der jungen Start-Ups versetzen. Schnell werden aus dem 4-wöchigem Projektplan ein 3 monatiges Chaos. Eine Struktur, wo auch die Routine gehört, ist hier ebenso wichtig, wie die Kommunikation auf Augenhöhe.

Sucht euch also einen kompetenten Partner oder Mentor bei der Planung. Erst recht wenn ihr den Großhandel als Abnehmer einsteigen möchtet. 

Übung macht den Meister.😁

Teste uns!

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