Einstieg in den Großhandel: Kaffee Stammdaten Blatt

Wenn kleine Hersteller und Manufakturen ihre Vertriebswege erweitern möchten, fällt die Planung meistens in Richtung erhöhter Absatzwege. Entweder durch mehr Verkaufsstandorte (etwa mehr Läden) oder neuen Partnerschaften mit Händlern. Im digitalen Handel kommen zusätzlich noch der Verkauf an virtuellen Marktplätzen. Amazon ist dabei der größte Marktplatz.

Egal, ob Großhandel oder Martktplatz, wenn die herstellenden Unternehmen den Vertrieb außerhalb ihrer eigenen Kanäle vorangehen möchten, führt der Weg zumeist zum Großhändler. Diese eröffnen für den Hersteller eine größere Kundengruppe mit einer potenziell größeren Kaufbereitschaft.

Natürlich müssen beide Parteien von der Zielgruppe her zusammenpassen, damit die Kooperation erst Früchte tragen kann. Mit anderen Worten, die Organisation zwischen beiden muss reibungslos geplant werden.

Für den Informationsaustausch im Produktbereich sind dazu sogenannte Artikel Stammdaten ein gängiges Format. Sie helfen zur Übersichtlichkeit, Information, Produktkenntnis und Abwicklungszwecken bei der (weltweiten) Logistik. Vor allem für den Außenhandel sind die angegeben Daten für die Konformität wichtig.

Eine gewissenhafte Pflege der Stammdaten ist daher ein essenzielles Muss.

Was genau beinhalten also Artikelstammdaten Blätter und wie haben diese auszusehen? Wie immer geben wir euch ein Beispiel in Bezug auf die Food Branche. Los geht’s!

Jeder kennt Produktverpackungen: Mal sind sie bunt, mal edel in schwarz und meistens transparent aus Plastik. Was die EU jedoch sehen möchte, ist das Kleingedruckte.

Langweilig, aber Pflicht.

Meistens fällt der Blick dabei auf die Kalorienanzahl sowie die Zutatenliste. Im professionellen Handel jedoch, geht es um weit aus mehr Informationen. Fangen wir bei der Artikelnummer an, dann zum Hersteller bis hin zur Zolltarifnummer.

Diese Daten können bei Wirtschaftlichen Prozessen behilflich sein. Sowohl in der Logistik (Gewicht, Lagerung, etc), im Verkauf als auch bei der Vermarktung.

Die Stammdaten Blätter sind im Handel der Standard, um Produktinformationen (digital) auszutauschen. Ein kleiner Auszug für unserem Reeham Origin Kaffee:

ArtikelnummerR001
ArtikelnameReeham Origin
EAN4260681440014
VerkehrsbezeichnungKaffeebohnen geröstet, ganze Bohne
ArtikelbeschreibungKaffeebohnen
ZutatenKaffeebohnen, geröstet
HerstellerReeham Roastery International GmbH
MarkennameReeham Coffee
Menge250g
VerpackungseinheitBeutel
Allergenekeine
Haltbarkeit365d
Koffeinja
Zolltarifnummer09012100
etcetc

Kurze Tipps:

Produkt Stammdaten sind meistens Spreadsheets, welche die kompletten Informationen eines Produkts beinhalten. Jedes noch so kleine Detail wird dabei aufgelistet und aktiv gepflegt.

Großhändler und Vertreiber / Wiederverkäufer arbeiten auf  Basis der Stammdaten. Sie dienen der Übersicht, der Information, aber auch der Sicherheit. Letzteres im Sinne von etwa Schutz für den Verbraucher, durch die Kennzeichnung von Allergenen, aber auch als Schutz für den Händler, wenn es darum geht gesetzliche Bestimmungen zu beachten und abzusichern.

Schließlich will man mit professionellen und kompetenten Partnern zusammenarbeiten.

Artikel Stammdaten Blatt Muster

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Artikelstammdaten werden von den größeren Zwischenhändlern meisten vorausgesetzt. Sie arbeiten mit digitalen Tools wie etwa atrify um in Echtzeit aktuelle Informationen zum Produkt zu erhalten. Als Lieferant beziehungsweise Hersteller erhält man zum Beispiel als Edeka Partner Zugriff auf dieses Daten Management System.

Formblatt

Eine genaue Form gibt es nicht. Jeder Großhändler hat seine eigenen Muster und Vorgehensweisen. Jedoch hilft es, wenn man als Hersteller ein generelles Datenblatt aller Produkte so ausführlich wie möglich führt.

Bilder gehören ebenfalls zu den Daten, schließlich will man auch den Großhändler ein ansprechendes Erlebnis geben. Je mehr Informationen desto besser und auch schneller die Abwicklung in der Vertragsunterzeichnung. Weniger Kopfschmerzen für alle. Meistens sind die Datenblätter im Excel Format beziehungsweise im importierbarem .csv Format.

Einige pflegen noch Formate, die einem Steckbrief ähneln. Sie sind als Marketingmaterial besser geeignet.

Im allgemeinen können diese Daten bei der EU-konformen Produktverpackung und der Kennzeichungspflicht helfen. Bei Lebensmitteln können durch die Spreadsheets etwa, Allergene schnell gefunden und auf der Produktverpackung angegeben werden.

Nebeneffekt – Produktverpackung

Die Kunden sehen nur den relevanten Teil der Artikel Stammdaten. Wenn sie sich zum Beispiel um die Kalorien sorgen, ihre Allergien in den Zutaten ausfindig machen und die Anwendungshinweise befolgen möchten. Bei Fragen können Verbraucher auch die direkte Anschrift des Herstellers auf der Verpackung sehen. Diese gehört nämlich zu den Pflichtangaben.

Die Gestaltung der Produktinfos auf der Verpackung ist verbunden mit Mindestvoraussetzungen. Die Schriftgröße, zum Beispiel muss mindestens 1,2mm, gemessen am Buchstaben “x”, groß sein.

Die genauen Maße der Produktverpackung werden in der Regel mit angeben. Sie können bei der Wahl der Umverpackung und im Versand behilflich sein. Bei der Lagerung kann ebenfalls auf die Gegebenheiten der Verpackung eingegangen werden.

Es sind generell viele planbare Prozesse außer der eigentlichen Produkteigenschaften, sondern eher der Rahmenbedingungen möglich. In diesem Fall adressieren wir deutlich die meist unterschätzte Arbeit der Lagerlogistik.

Internationalität

Für die intensive und vollständige Datenpflege empfiehlt es sich speziell für den Außenhandel nochmals alles auf mindestens die englische Sprache zu lokalisieren. Wer Glück hat übernimmt der Einkäufer selbst die Übersetzung. Je nach Partnerschaft aber auch Produktbeliebtheit kann sich diese Aufgabe zwischen beiden Parteien hin und her bewegen.

In jedem Fall sollten die Stammdaten auf die Sprache des Ziellandes und mindestens auf Englisch lokalisiert werden. Viele große Hersteller folgen mit gutem Beispiel voran und drucken für die Produktverpackung bereits die gängigen Sprachen auf. Dazu zählen im EU-Markt:

  • Englisch
  • Deutsch
  • Französisch
  • Niederländisch
  • Italienisch
  • Spanisch

Sollte der Fall eintreten, dass ihr bereits die Verpackung lediglich in einer Sprache bedruckt habt, so könnt ihr die Rückseite mit einem permanent haftendem nicht leicht lösbarem internationalem Etikett überkleben.

Somit würden sich auch die Großhändler und ihre Abnehmer zufrieden geben.

Verkehrsfähigkeit gewährleisten

In der Theorie geben die Daten auf dem Stammdatenblatt eine Menge an Produktinformationen her. Diese sind bei Vertragsabschlüssen meistens bindend. Selbst bei einer kleinen Änderung des Produktnamens, kann es zum hohem Aufwand kommen…leider. Die Digitalisierung ist also noch nicht ganz vorangeschritten.

In der Praxis müssen die tatsächlichen Angaben der Realität entsprechen. Wie komisch es auch klingt, nicht alle Hersteller halten sich an die Daten. Kritisch wird es vor allem bei leicht verderblichen Lebensmitteln und der damit verbundenen Angabe des Mindesthaltbarkeitsdatums.

Wenn einmal eine Fehlproduktion in den Umlauf kommt und daraus in eine Rückrufaktion resultiert, kostet dies nicht nur Unmengen an Geld, Umsatz und Nerven, sondern auch unter anderem bestehende Partnerschaften. Nicht zuletzt auch ein Gesichtsverlust der Marke, aber meistens nur in Folge einer schlecht gehandhabtem Kommunikation.

Um hier die Fehlerquoten auf ein Minimum zu senken, empfehlen wir daher ein striktes Qualitätsmanagement.

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanager überprüfen alle relevanten Faktoren in der Lieferkette. Äußerliche sowie innerbetriebliche Gegebenheiten werden auf dem Kopf gestellt. Es fängt dabei schon bei der Warenannahme an.

Wenn man es genau nimmt, kann sogar ein minimaler Wortdreher ein Anlass zur Warenretoure sein.

Schaut man sich den inhaltlichen Aspekt genauer an, kann bei Lebensmittel die Konsistenz, die Farbe und sogar die optische Füllmenge den ersten Eindruck beim Qualitätsmanagement stark trüben. Bei einer guten Chargen Rückverfolgbarkeit kann der Hersteller dann noch die Produktion ausfindig machen und gegebenenfalls ausbessern oder vernichten. Es empfiehlt sich daher stets eine Rückstellprobe zu sichern.

Für die Fehler gibt es nicht immer nur eine Quelle. Alle Unternehmensabteilungen, die mit dem Artikel in Berührung kommen, sind potenzielle Gefahrenzonen. Aufgrund dessen sollten verständlicherweise in allen Bereichen ein Maßstab an Qualitätsstandards geben. Je kleiner das Unternehmen, umso übersichtlicher. Je größer, desto höher die Dringlichkeit einen internen Qualitätsmanager anzuheuern.

Extern können es Zertifizierungsstellen, die in großen Abständen eine entgeltliche Kontrolle durchführen.

Kaffee Quality Management

Ein umfassender Guide zum Qualitätsmanagement unserer Kaffeerösterei.

Zertifizierungen und Versicherungen

Als kompetenter Hersteller von Produkten gehören Versicherungen und Zertifizierungen zum Großhandel dazu. Nicht nur um seine Vertrauenswürdigkeit und seine Qualität zu erhöhen, sondern auch die eigene finanzielle Sicherheit. Beim Letzteren möchten wir nochmal betonen, dass dies über alles stehen sollte. Ein einziger fehlerhafter Großauftrag kann bereits zum massiven Schaden führen. Punkt.

Zum Sicherheitsaspekt gehören die betrieblichen Haftpflichtversicherungen inklusive die der Produkthaftpflicht. Die versicherte Höhe hängt dabei individuell je nach Produkt und Hersteller ab. Zwischenhändler, wie zum Beispiel die Lebensmitteleinzelhändler (kurz LEH) setzen schon bei der Vertragsunterzeichnung diese Versicherungen voraus. Auch Amazon schaltet die Food Kategorie erst nach detaillierter Einsicht solcher Dokumente frei.

Zusätzlich möchten diese mindestens eine Hygiene Bescheinigung höheren Standards sehen. Das IFS Zertifikat vom Institut Fresenius etwa, beinhaltet den HACCP Standard, den jeder Betrieb haben muss, der mit Lebensmitteln in Kontakt tritt. Darüber hinaus legt die IFS noch höhere Standards fest, die auch international gelten. Der Status quo also.

Für einige Händler vor allem im Großhandel der etablierten Supermarktketten werden noch mehr autoritative Bescheinigungen verlangt. Unter anderem das TÜV Siegel spielt in einer sehr hohen Liga, wo nicht nur das Produkt, sondern auch die ganze Lieferkette und die Handlungen des Unternehmens wortwörtlich noch deutlicher als beim IFS unter die Lupe genommen werden.

Für wen sind Stammdaten relevant?

Lebensmitteleinzelhändler

Wie bereits erwähnt arbeiten größere Lebensmitteleinzelhändler wie Rewe, Edeka und Co generell mit Artikelstammdaten. Sie gehören zum Vertrag und sind immer aktuell zu halten. Die eingepflegten Daten stehen am Ende unter anderem auch auf Prospekten und den Kassenbons.

Amazon

Als Amazon Seller wird man einer strengen Qualitätskontrolle verantwortet, die steht den höchsten Standards entsprechen sollte. Wir alle wissen, wie kulant Amazon gegenüber seinen Kunden ist. Dafür ist der Riese auch bekannt. 

Als kleiner Amazon Partner kann man also schnell verwarnt oder gesperrt werden. Ein Umstimmen ist dann kaum mehr machbar. 

Kollegen

Nur wenige Kollegen kennen die 100%-tigen Eigenschaften eines Produkts. Bei großen Warenhäuser helfen die Blätter bei der Sortierung, Kundenkorrespondenz und dem allgemeinen Informationsbedarf. Zu oft wird in Unternehmen noch nach Information gefragt, die jeder Kollege wissen sollte.

Private Labeling

Auch beim Private / White Labeling sind die enthaltenen Informationen von entscheidender Bedeutung. Meistens schauen die Interessenten meistens dann nur, wie oben beschrieben, das freundlichere Steckbrief Format an. Zudem fallen die Blicke dann auch auf die Herkunft der Zutaten und den Inhaltsstoffen.

Artikel Stammdaten Blatt Muster

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