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Online Shop Checkliste für deinen Einstieg im Kaffeevertrieb

Immer mehr Betriebe erwägen den Einstieg in den Online Handel und sehen in der Digitalisierung neue Chancen und Möglichkeiten. Für viele jedoch ist der Schritt in die digitale Welt mit großen Hürden verbunden. Zum einen fehlt die Kompetenz, zum anderen fehlen die passenden Gegebenheiten und Ressourcen.

Um mit der wachsenden digitalen Konkurrenz mithalten zu können, benötigen die Betriebe meistens externe Partner, die bei der Planung eines Online Shops beratend zur Seite stehen.

Sie helfen bei der professionellen Umsetzung einer eCommerce Strategie, welche mit vielen Stolpersteinen, aber auch mit Wachstumsmöglichkeiten verbunden ist. Die Art, wie das Unternehmen operiert, bleibt im Grunde die gleiche, nur muss an einigen Stellschrauben die Digitalisierung vorangebracht werden.

Und da trifft es bei vielen Unternehmen auf Fragezeichen. Vor allem die Gastronomie und Caféhäuser finden sich im digitalen Wirrwarr verloren.

Um Euch daher einen Überblick für den Einstieg in die Online Welt zu ermöglichen, möchten wir in diesem Guide Euch die ersten wichtigen Planungsschritte in die Hand geben. Dabei gehen wir auf die internen und externen Rahmenbedingungen ein, wie zum Beispiel die Implementation von ersten Automationsprozessen (Bestellabwicklung) und die Anbindung verschiedener Online Tools für einen reibungslosen Online Vertrieb.

Online Shopping ist mitunter einer der am schnellsten wachsenden Segmente, die wir als Endverbraucher wahrnehmen. Mit wenigen Klicks können wir unsere Bekleidung, unser Handy und unser Kaffee online bestellen. Dabei sind dem Onlinehandel nur wenige Grenzen im Produktportfolio gesetzt. Es spielt keine Rolle, wann wir unsere Bestellungen tätigen, denn Online Shops haben 24/7 geöffnet. Allein der Versand kann ein paar Tage in Anspruch nehmen, aber auch daran haben wir uns gewöhnt.

Der Online Markt ist schnell wachsend und nimmt in unserem Leben und im Job eine immer größere Rolle ein. Wir können schon fast nicht mehr ohne sie. Die Vorteile sind per se deutlich erkennbar: Praktisch, leicht erreichbar und meistens günstiger als offline Shops. Keine langen Warteschlangen, sondern per Klick einfach nach Hause bestellt.

Auch wir sind als Händler seit kurzem dem Online Trend gefolgt und konnten mit unseren Kaffee Shop bereits erste Erfolge erzielen.

Kunden aus ganz Deutschland und der EU genießen unseren Specialty Kaffee. Eine Reichweite, die wir vor Ort im lokalen Café nicht erreichen konnten, ist nun an 365 Tagen im Jahr verfügbar.

Wie fast alle anderen kleineren Shops, haben auch wir mit Social Media angefangen. Der erste Schritt in die Online Welt also. Mit der Zeit haben wir die Kanäle mit unserem Online Shop verknüpft und können nun die Kunden an mehreren Plattformen abholen und mit frischen Kaffeebohnen bedienen.

Es ist daher nur eine Frage der Zeit, bis die Bevölkerung komplett digital umgestiegen ist (C*rona grüßt). Als konkurrenzfähiger Händler bietet sich demnach ein Online Shop als passende Lösung an.

Online Shop Checkliste

Gerne könnt ihr euch sofort die Checkliste downloaden und ausdrucken. Angepasst an die Food Branche und leicht erklärt.

CTA – Online Shop Checkliste

Gerne könnt ihr euch sofort die Checkliste downloaden und ausdrucken. Angepasst an die Food Branche und leicht erklärt.

Ziele für einen Online Shop

Ziele sind wichtig, um den Bemühungen eine wegweisende Richtung zu geben. Wer ziellos agiert, oder mit schlecht definierten Zielen vorangeht, kommt eventuell niemals an sein Ziel an.

Startet das Online Projekt also mit sogenannten SMART-Zielen. Sie sind greifbarer, messbarer und motivierender. SMART ist ein Akronym und steht für folgende essenziellen Aspekte, die jede Zielformulierung haben muss:

Sspecific (spezifisch)
Mmeasurable(messbar)
Aattainable (erreichbar)
Rrelevant (relevant)
Ttimely (zeitlich)

Was also könnten Ziele für einen Online Shop sein? Die generische Antwort lautet mehr Umsatz!

Besser jedoch: Einen 20%-tigen Umsatzanstieg durch eine Social Media Kampagne mit Foodbloggern, die für uns  4 Wochen lang eine Story teilen.

Nun, es gibt da bessere Zielformulierungen, die handlungsorientierter sind. Mehr Umsatz als Ziel, ist nicht komplett falsch. Nur verfehlt dieses Ziel die eben genannten Aspekte. Der optimale Ansatzpunkt wäre, wie man speziell an das Ziel kommt. Im Zusammenhang mit einem Online Shop wären das zum Beispiel:

  • man möchte Kunden auch nach den lokalen Öffnungszeiten bedienen
  • man möchte Kunden weltweit bedienen
  • der Vertrieb soll automatisch laufen und nicht klassisch per Telefon oder manuell per E-Mail / Post
  • 100 Kunden zur selben Zeit bedienen und abwickeln können
  • Wachstumsförderung
  • Serviceverbesserung / Kontaktmöglichkeiten für Kunden
  • etc.

Es reicht also allein nicht aus mehr Umsatz zu generieren. Vielmehr soll der Umsatz mit mehr Absatz kombiniert werden, da der Online Shop im Grunde genommen eine größere Reichweite für die potentiellen Käufer darstellt.

Hat man zudem die passende Zielgruppe definiert und seine Bemühungen in der Produktentwicklung darauf ausgelegt, steht einem gesunden Wachstum nichts mehr entgegen – vorausgesetzt das Marketing stimmt. Denn Kunden kaufen nicht nur das Produkt, sondern legen auch Wert auf das Markenversprechen und die Menschen dahinter.

Das Produktportfolio

Bevor ein Produkt in den Markt kommt, muss der Händler eine Vielzahl an gesetzlichen Bestimmungen befolgen. Mit diesen Gesetzen kann der Staat sicherstellen, dass keine gefährlichen Produkte – vor allem für Endverbraucher – in den Umlauf kommen oder besser, in die falschen unerfahrenen Hände kommen.

Jedes Produkt hat dabei seine eigenen Bedingungen und rechtlichen Voraussetzungen. Bei Kaffee fängt dies mit den Lebensmittelrechtlichen Gesetzen an. Weiterhin kommen die allgemeinen Kennzeichnungspflichten auf der Produktverpackung hinzu. Beispielsweise die Zutatenliste (interessant für Allergiker) und die Anwendungshinweise.

Der Online Shop sollte demzufolge den jeweiligen Produktbestimmungen gerecht werden. Je einfacher das Produkt, desto schneller der Einstieg in den (online) Handel und weniger Extras muss der Online Shop leisten können. Wenn es dennoch zum Beispiel individualisierte Produkte, Produkte in verschiedenen Gebinden oder schnell verderbliche in das Portfolio schaffen, so muss der Online Shop diesen besonderen Umständen gerecht werden. Mehr dazu im nächsten Teil.

Bei der Entwicklung des Produktportfolios empfehlen wir also folgende Fragen zu stellen:

  • Welche Bedürfnisse haben unsere Kunden?
  • Wie gut umsetzbar ist der Vertrieb des Produkts? (Versandleichtigkeit, Kommunikations- und Serviceaufwand)
  • Ist es ein einfaches Produkt? Variables Produkt? Oder individuell?
  • Welche Vorteile bringt das Produkt? (zum Beispiel Kaffee als Wachmacher)
  • Was sagen die Trends und die Verkaufsdaten?
  • Welche Preiskategori(en) hat das Portfolio und wie sehen die Strategien dazu aus?
  • etc

In einigen Fällen kommt es vor, dass die Produkte, die regulär offline verkauft wurden, online keinen Platz finden, da diese überraschenderweise schwach performen.

Zur Vollständigkeit halber möchten wir Euch erinnern, dass in dieser Planungsphase es schnell zur eigenen Produktverliebtheit kommt. Der Fokus jedoch sollte auf den Kunden bleiben.

Shop Features

So ziemlich jeder Händler hat mit dem Produktportfolio seine gewissen Anforderungen. Im Shop Aufbau ist demnach zu beachten, dass die Planung dem Anforderungsprofil gerecht wird. Hierbei geht es insbesondere um die technischen Möglichkeiten, aber auch um die eCommerce relevanten Arbeitsprozesse. 

Dazu gehören auch offline Handlungsschritte, wie zum Beispiel die Bestellabwicklung und die Lagerlogistik. Im allgemeinen kann man sagen, dass der eCommerce viele Abteilungen miteinander verbindet und dabei die aktive Zusammenarbeit der Kollegen fördert.

Eine Schnittstelle gehört von daher zu den Online Shop Must-haves.

Prioritäten setzen

Jedes Unternehmen hat verschiedene Ansichten und Präferenzen. Die technische und visuelle Gestaltung des Online Shops kann von daher stark beeinflusst werden. Nicht immer kommt dabei ein optimales Ergebnis raus.

Die Entscheidungsträger lassen sich meistens von ihren persönlichen Vorlieben blenden und denken nicht über den optimalen Online Shop Aufbau nach. Zu viele Features und kein Fokus können den Shop und die Kollegen, die mit ihm arbeiten zu sehr auslasten.

Aufgrund dessen empfehlen wir eine Prioritätenliste nach folgenden Schema aufzustellen:

  • must haves (Features, die der Online Shop unbedingt braucht)
  • should haves (Features, bei denen die Arbeit erleichtert werden könnte)
  • could haves (Features, die nicht unbedingt sein müssen, aber es schön wäre)
  • won’t haves (Features, die nicht zum Konzept passen oder generell ausgelassen werden sollten)

Unsere must haves sind zum Beispiel die Anbindung zum Zahlungsdienstleister Paypal und die Möglichkeit eines Kaffee Abo-Modells.

Must Haves für den Shop

Würden wir als Vertreter der Food Branche (FMCG – (fast moving consumer goods – also schnell rollende Konsumgüter, wie Lebensmittel und Dinge des täglichen Bedarfs)) nochmals einen Shop aufbauen, würde dieser standardmäßig folgende must haves an Features beinhalten:

  • Verbindung zu gängigen Zahlungsmethoden wie Paypal, (Sofort) Überweisung, Kredikarte
  • Versanddienstleister wie DHL oder UPS, sowie eine Sendungsverfolgung
  • Rechtliche und technische Konformitäten für das Fernabsatzgeschäft 
  • Sicherheit und Schutz der Daten
  • Individuelle Shopdesignmöglichkeiten inkl moderne Layouts
  • Schnittstellenanbindungen für das übersichtliche Management (zum Beispiel Logistik, Buchhaltung)
  • erste einfache Automationsprozesse, wie zum Beispiel automatische Versandlabel- und Rechnungsserstellung

Digital Wachsen

Wer in einem bestehendem Unternehmen einen Online Shop startet, hat neben den technischen Herausforderungen, auch vieles intern im Unternehmen zu ändern. Denn nicht immer stößt das Thema Digitalisierung und Modernisierung am Arbeitsplatz auf offene Arme und Ohren. Viele sehen sich in ihrer Arbeitsrolle gestört und befürchten, dass der Online Shop die Jobs stehlen könnte.

Des weiteren weigern sich viele, neue digitale Kompetenzen anzueignen und geben dem neuen Arbeitsstil keine Chance. “Wir haben es schon immer so gemacht” – heißt es dann. Dieses Verhalten ist meistens der älteren Generation vorenthalten. Die jüngeren digital Natives hingegen erwarten nichts anderes als digitale Tools auf der Arbeit. Routinearbeiten sollten, wo möglich, automatisiert werden.

Es ist zu anfangs nicht ganz leicht sich mit den neuen Arbeitsweisen und den technischen Gegebenheiten zu befreunden. Vieles ist unübersichtlich und nicht auf den ersten Blick ganz ersichtlich.

Der eCommerce und auch die Kundenbedürfnisse sind schnelllebig. Eine schnelle und agile Entwicklung, Analyse und Umsetzung ist daher von wichtiger Bedeutung. Ohne schnelles Handeln wird man in der Online Welt schnell von der Konkurrenz überholt.

Online Shop Budget

Viele kleine Unternehmen und Solo-Selbstständige fangen bei einfachen Shopsystemen wie Wix oder Jimdo an. Diese Shopsysteme decken einige der soeben genannten Punkte ab. Die Individualität und Professionalität, die für einen soliden Wachstum gegeben werden müssen, fehlen jedoch bei diesen Systemen. Sie sind vom Preis freundlicher und für einfachsten Shopbedürfnisse ausgelegt.

Einige sind privat bei ebay und haben dort schon Erfahrungen sammeln können. Wieder andere bieten handgemachte Produkte auf Plattformen wie Etsy an. Auch hier sind die laufenden Kosten noch übersichtlich.

Mit beiden Möglichkeiten kann sozusagen ein Shop mit einem Klick fertiggestellt werden. Rein technisch wäre dieser auch sofort bereit. Gestaltungstechnisch müssen dann nur noch einige Änderungen durchgeführt werden.

Amazon, eBay & Co?

Die größte Herausforderung für einen marktplatzunabhängigen Shop ist die potenzielle Reichweite. Denn wer seid ihr? Und unter welchen Suchbegriffen findet man euch? Kunden fühlen sich generell auf Marktplätzen wie Amazon sicherer, weil sie wissen, dass der Kundensupport hier groß geschrieben wird. Zusätzlich findet die Produktsuche bereits stärker bei Amazon an. Früher war Google das Monopol.

Einen eigenen Shop ohne Hilfe von Amazon, Ebay und Co. zu eröffnen ist daher mit einem erhöhtem Marketingbudget verbunden, es sei denn die Marke ist bereits etabliert und hat ihre Fans.

Mit einer monatlichen Gebühr unter 50€ oder einer provisionsbasierten Kostenbasis kann man mithilfe von Amazon und Ebay Millionen von Kunden erreichen. Die Bedienbarkeit dabei ist einfach, schnell und sicher. Beide sind sichere Shop Partner und ebnen den Weg für einen soliden Wachstum.

Die Kosten von IT Fachleuten und Webdesignern fallen bei der Marktplatzauswahl teilweise weg. Laufende Kosten bleiben hier auf ein Minimum und können für die Vermarktung investiert werden.

Bitte beachtet, dass die Marktplätze pro Transaktion einen gewissen Prozentsatz (Provision) für sich behalten.

Native Shoplösungen

Für Unternehmen mit größerem Budgets oder vorhandener Kompetenz empfehlen wir auch die Umsetzung eines eigenen Shops. Die Vorteile? – Ihr habt eine größere Marge, mehr Kontrolle und Gestaltungsmöglichkeiten.

Einer der am schnellsten wachsenden Shopsoftware Anbieter ist Shopify. Mit dieser Plattform habt ihr auch geringe Wartungskosten, unendliche Anbindungen zu dritten Softwareanbietern und eine moderne Benutzeroberfläche. Monatliche Kosten verbunden mit Transaktionskosten sind leider mit dabei, jedoch erhaltet ihr im Gegenzug eine stabile und langfristige Lösung. 

Innerhalb 1 Woche kann bei Fleißarbeit – abhängig von der Produktanzahl – der Shop bereits stehen und laufen.

Wer weniger Kopfschmerzen und direkt starten will, ist bei Shopify zukunftssicher.

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